Gehaltsbuchung - Buchung der Löhne und Gehälter

Jeder Arbeitnehmer hat spätestens nach Ablauf eines Kalendermonats Anspruch auf sein Gehalt. Dabei ist zwischen dem Bruttogehalt, wie es im Arbeitsvertrag vereinbart ist, und dem Nettogehalt zu unterscheiden, das ihm nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge auf sein Konto überwiesen wird.

Gehaltsbuchung in der Finanzbuchhaltung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Abrechnung der Gehälter seiner Angestellten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften vorzunehmen. Dabei berechnet er die anfallenden Beiträge zur Arbeitslosen- und Rentenversicherung genauso wie zur Kranken- und Pflegeversicherung. Sie setzen sich aus einem Arbeitgeber- und einem Arbeitnehmeranteil zusammen. Genauso behält er die Lohnsteuer ein und führt sie an das zuständige Finanzamt ab. Die Buchung aller Gehälter mit sämtlichen Bestandteilen erfolgt regelmäßig zum Monatsende in der Finanzbuchhaltung. Dabei werden sowohl Kosten auf Aufwandskonten im Personalbereich als auch Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern, dem Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern gebucht.

Der Ausgleich dieser Verbindlichkeiten erfolgt dann mit einer entsprechenden Banküberweisung, die in der Regel aus Sicherheitsgründen nach dem Vieraugenprinzip von zwei Verantwortlichen freigegeben wird. Moderne Software erleichtert die Gehaltsbuchung heute wesentlich, dennoch ist in diesem sehr sensiblen Bereich eine genaue Kontrolle der Buchungen unverzichtbar. Es ist oftmals nicht ganz einfach, die eigene Gehaltsabrechnung zu verstehen und nachzuvollziehen. Jeder Arbeitnehmer, der dabei Probleme hat, sollte sich an einen Mitarbeiter der Buchhaltung wenden, und sich jeden Posten genau erläutern lassen.

Abzuführende Steuern

Der Arbeitgeber schuldet zwar nicht die Lohnsteuer seiner Angestellten, aber er haftet für sie. Dies bedeutet, dass das Finanzamt sich bei falscher Berechnung oder Abführung auch an den Arbeitgeber halten kann. Aus diesem Grund ist bei der Gehaltsbuchung sehr viel Wert auf die Berechnung der zutreffenden Steuerbelastung zu legen. Dies kann insbesondere im Zusammenhang mit der Versteuerung von geldwerten Vorteilen, wie zum Beispiel ein zur Privatnutzung überlassenes Firmenfahrzeug, Schwierigkeiten bereiten.

Abzuführende Sozialbeiträge

Monat für Monat werden an die gesetzlichen Krankenversicherungen sämtliche Sozialversicherungsbeiträge für die Mitarbeiter überwiesen. Diese leiten die Beiträge dann an den Gesundheitsfonds und die einzelnen Sozialversicherungsträger, also die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung, weiter. Dabei umfasst die Gehaltsbuchung nicht nur die Abzüge vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers, sondern genauso auch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.

Weitere Bestandteile der Gehaltsbuchung

Darüber hinaus kann eine Gehaltsbuchung auch die Beiträge zu einer arbeitnehmerfinanzierten betrieblichen Altersvorsorgeeinrichtung umfassen, wie zum Beispiel zu einer Pensions- oder Unterstützungskasse. Dabei ist zu berücksichtigen, dass diese Beiträge innerhalb gewisser Grenzen sowohl frei von Sozialversicherungsbeiträgen als auch von der Lohnsteuer sind. Dementsprechend sind die Abzüge direkt vom Bruttogehalt vorzunehmen. In der Gehaltsbuchung werden sie als Verbindlichkeiten gegenüber dem jeweiligen Träger der Altersvorsorge gebucht.