Der Personalfachkaufmann / die Personalfachkauffrau arbeitet in Unternehmen in der freien Wirtschaft, im öffentlichen Dienst oder in anderen Bereichen, in denen eine effiziente Personalplanung notwendig ist. Das Ermitteln des Personalbedarfs, die Personalbeschaffung und Lohn- und Gehaltsabrechnung sind nur einige Aufgaben von dem breitgefächerten Tätigkeitsfeld der Personalfachkaufleute. Sie haben außerdem eine beratende Funktion gegenüber der Geschäftsleitung mit dem Ziel, Personalkosten gering zu halten, bzw. effizient einzusetzen.
Die Berufsangehörigen leiten und gestalten die Personalabteilung in einem Unternehmen. Sie sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf und übernehmen Sachbearbeitungsaufgaben. Dazu gehören das Erledigen der Post, das Erstellen von Gehaltsabrechnungen und Zeiterfassungen sowie das Buchen von Geschäftsvorgängen und das Vorbereiten und Sitzungen. Zudem kümmern sie sich um die Einbindung des Personalbereichs in die Organisation des Unternehmens und übernehmen Leitungs- und Führungsaufgaben. Auch koordinieren sie die Aus- und Weiterbildung und betreuen Mitarbeiterdateien.
Im Bereich des Controllings befassen sie sich mit Abrechnungssystemen und bearbeiten Personal- und Verwaltungsaufgaben. Personalfachkaufleute planen Termine, führen Einstellungs- und Personalgespräche und beraten die Geschäftsleitung hinsichtlich der Optimierung von Personal und Kostenminimierung.
Der Personalfachkaufmann /-frau ist ferner an Projektarbeiten beteiligt und führt Systeme der Mitarbeiterbeurteilung und Kompetenzentwicklung ein. Für die Tätigkeit sind Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein unerlässlich. Personalfachkaufleute benötigen Kommunikationsstärke und Serviceorientierung. Sie müssen in belastenden Situationen, zum Beispiel einem Mobbingfall kompetent handeln können. Da sie sowohl mit dem Betriebsrat als auch mit dem Management des Unternehmens zusammenarbeiten, sind zudem Flexibilität, Durchsetzungsvermögen und Teamgeist gefragt. Aufstiegsmöglichkeiten hängen von der Größe und der Art der Firma ab, es ist aber durchaus möglich, in der Führungsebene tätig zu sein.
Der Verdienst, bzw. das Durchschnittsgehalt hängt davon ab, welchem Wirtschaftsbereich das Unternehmen, in der Personalfachkaufmann / die Personalfachkauffrau angestellt ist, zugeordnet ist. Das Bundesland hat ebenfalls Einfluss auf das Einstiegsgehalt und Einkommen.