Für die Arbeit als Personalsachbearbeiter oder Personalsachbearbeiterin qualifiziert eine kaufmännische Ausbildung. Diese bundesweit geregelte Lehre umfasst drei Jahre und gilt als anerkannter Ausbildungsberuf. Dies regelt das Berufsbildungsgesetz (BBiG). Weiterhin besuchen Interessenten Weiterbildungen im Personalwesen, um diese Arbeit auszuführen. Entsprechende Lehrgänge bieten Akademien, Fachschulen und Fernuniversitäten an.
Als zukünftige Personalsachbearbeiter beschäftigen sich die Auszubildenden mit sämtlichen Personal-Erfordernissen in einem Unternehmen. Einige Akademien setzen von ihren Bewerbern besondere Vorkenntnisse voraus. Dazu gehören absolvierte Praktika in einem kaufmännischen Beruf oder ein Kaufmannsgehilfen-Brief. Des Weiteren besitzen die Lernwilligen zwingend die Fachhochschulreife mit einem kaufmännischen Schwerpunkt. Die Dauer einer Weiterbildung beträgt 18 Monate.
Zu den relevanten Lerninhalten während der Weiterbildung gehören das betriebliche Personalwesen und die Personalführung. Die Teilnehmer erlernen Grundkenntnisse in der Statistik, der Buchführung und der Lohnbuchführung. Die Arbeit mit IT-Programmen und der Tabellenkalkulation erhalten eine große Bedeutung. Weitere Schwerpunkte bilden das Recht, das Arbeitsrecht und das Steuerwesen. In Akademien der Industrie- und Handelskammer unterscheiden sich die Kernthemen. Hier stehen folgende Fächer im Vordergrund:
- die Sozialversicherung,
- die Personalentwicklung,
- die Personalplanung
- und die Entgeltabrechnung.
Die Dauer eines Lehrgangs variiert abhängig von der Form der Weiterbildung. Besuchen die Interessenten die Präsenzseminare in Teilzeit, dauert die Ausbildung sechs Monate. Bei einer Vollzeit-Weiterbildung beträgt die Lehrzeit drei bis vier Monate. Endet die Weiterbildung, erfolgt eine Abschlussprüfung. Bestehen die Teilnehmer diese, erhalten sie ein spezielles Zertifikat.