Stabsstellen gibt es nie allein. Sie gehören immer zu einer Leitungsstelle, erfüllen ihre ureigene, jeweilige Fachexpertise und helfen der Person in leitender Funktion bei einem Entscheidungsprozess. Referenten /-innen sind im Grunde genommen die Personen, die in einem Fachbereich das fachliche Know-how haben, aber ohne Weisungsbefugnis sind und daher nicht eigenständig Entscheidungen herbeiführen können.
Ein bekanntes Beispiel ist wohl der/die Bildungsreferent /-in, der in der Regel ein pädagogisches Fachstudium absolviert hat und in einer Bildungseinrichtung oder einem Institut tätig ist. Dort arbeitet er zielgruppenspezifische Bildungskonzepte aus und legt sie der jeweils leitenden Person – also einem /-r Geschäftsführer /-in – zur Entscheidung vor.
Ähnlich arbeitet beispielsweise auch ein /-e Referent /-in für Umweltfragen. Er /sie kennt sich beispielsweise in einer Kommune in allen Umweltfragen aus. Um allerdings entscheiden zu können, ob ein neues Konzept der Umweltbildung für Jung und Alt aufgesetzt werden soll, darf der/die Referent /-in nicht allein entscheiden. Mithilfe einer überzeugenden Entscheidungsvorlage wird er /sie allerdings beim Vorgesetzten – in diesem Fall beim Bürgermeister – Gehör finden.