Anschreiben - Was gehört alles hinein?

Vor allem in größeren Unternehmen ist es nicht zu unterschätzen, dass jederzeit mehrere Stellen zu besetzen sein können, so dass auch unbedingt klar dargelegt werden muss, auf welche Stelle man sich bewirbt. In manchen Stellenanzeigen sind deshalb auch bestimmte Kennziffern angegeben, die Sie verwenden sollten, damit Ihre Bewerbung die richtige Abteilung oder die jeweils zuständige Person erreicht.

Nehmen Sie im Anschreiben deutlich Bezug auf die ausgeschriebene Stelle oder auf einen eventuellen persönlichen Kontakt zum Empfänger, beispielsweise ein vorher geführtes Telefongespräch. Sprechen Sie diese Person direkt an: „Sehr geehrte/r Frau/Herr XYZ“ und beginnen Sie Ihr Anschreiben möglichst nicht mit der allgemeinen Formulierung "Sehr geehrte Damen und Herren". Dies beweist lediglich, dass Sie sich kaum informiert haben und wenig Ahnung davon haben, bei wem Sie sich vorstellen.

Viele Bewerber machen den Fehler, in ihrer Bewerbung ihren Lebenslauf und ihre Qualifikationen vermitteln zu wollen. Tatsächlich ist es aber besser, im Anschreiben in wenigen Sätzen herauszuheben, warum man sich gerade auf diese Stelle bewirbt und weshalb man auch persönlich dafür geeignet ist. Die fachlichen Qualifikationen kann der Arbeitnehmer dann den Zeugnissen, eventuellen Referenzen und Arbeitsproben entnehmen.

Die formelle Gestaltung des Anschreibens sollte sich vor allem danach richten, für welche Stelle Sie sich bewerben. Eine Bewerbung als Bürokauffrau oder -mann muss selbstverständlich der geltenden DIN-Norm für Geschäftsbriefe entsprechen, während das beispielsweise für eine Bewerbung um eine Hilfsarbeiterstelle nicht so eng gesehen wird. Dass es nicht so eng gesehen wird heißt jedoch nicht, dass jegliche formelle Vorgaben unbeachtet bleiben können. Ein strukturierter Aufbau und eine einwandfreie Grammatik und Rechtschreibung sind das A und O!

Komplett andere Regeln gelten für kreative Berufe. Eine gewisse Übersichtlichkeit und Verständlichkeit wird aber auch hier gern gesehen. Dennoch hat der Bewerber die Möglichkeit, seiner Bewerbung etwas Außergewöhnliches zu verleihen und darf diese Chance gerne nutzen.

Generell müssen Sie bedenken: Das Anschreiben verschafft dem Arbeitgeber den allerersten Eindruck von Ihnen, noch vor dem Foto auf Ihrer Bewerbung. Nutzen Sie diese Chance, um sich möglichst gut zu präsentieren. Ein schlechtes Anschreiben führt unter Umständen dazu, dass Ihre Bewerbung nicht die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient.

Es lohnt sich also, viel Zeit in das Verfassen des Anschreibens zu investieren. Sie können sich auch eine Vorlage als Musterbrief vorbereiten, dann ist es beim nächsten Mal schon einfacher. Lassen Sie sich aber nicht dazu verführen, ein "Standardanschreiben" für alle Bewerbungen zu schicken. Passen Sie den Text für jede einzelne Bewerbung an die jeweils ausgeschriebene Stelle an.

Aufbau einer Bewerbung - Anschreibentext

Die äußere Form eines Anschreibens ist schnell festgelegt. Kreative Berufe dürfen sich gerne mit außergewöhnlichen und auffallenden Anschreiben bewerben, alle anderen fahren besser damit, sich an die übliche Form von Geschäftsbriefen zu halten. Für die äußere Form gibt es Vorlagen und Anweisungen, doch wie sollte man den Text verfassen? Vor allem Bewerber, die sonst nicht sehr viel schreiben, tun sich oft schwer. Zusätzlich ist es für viele schwierig, sich selbst möglichst positiv zu beschreiben, ohne zu übertreiben oder überheblich zu wirken!

Fragen für die Vorbereitung:

• Warum bewerbe ich mich?
• Was qualifiziert mich fachlich (hard skills)?
• Was qualifiziert mich charakterlich (soft skills)?
• Was unterscheidet mich von anderen?

Dabei müssen Sie gar nicht übertreiben. Sie haben sicherlich Ihre Gründe, warum Sie sich für diese Stelle als die geeignete Person halten. Das müssen Sie jetzt nur noch in einen Text übertragen.

Mit anderen Worten: Sie müssen einen Zusammenhang zwischen der Stelle und sich selbst schaffen. Sie können und sollen auf Ihre Ausbildung bzw. Ihren Lebenslauf Bezug nehmen - aber der Text des Anschreibens sollte nicht die kompletten Informationen dazu enthalten. Die sind an einem anderen Platz in der Bewerbung besser aufgehoben. Schreiben Sie also beispielsweise:

"Ich bewerbe mich auf die von Ihnen ausgeschrieben Stelle als Erzieherin im mehrsprachigen Kindergarten in Schnapphausen. Meine Ausbildung zur Erzieherin habe ich im August des vergangenen Jahres erfolgreich abgeschlossen. Erste Berufserfahrung habe ich danach im Betriebskindergarten in der Mailänder Niederlassung der Firma Schulze & Schultze gesammelt. Da ich von meinen italienisch-deutschen Eltern zweisprachig erzogen wurde, interessiere ich mich sehr für Ihr mehrsprachiges Kindergartenkonzept."

Gehen Sie im Anschreibentext auf möglichst viele oder zumindest die wichtigsten der Anforderungen aus der Stellenanzeige ein, ohne dabei zu ausschweifend zu werden oder sie einfach nur abzuhaken. Wenn Sie zudem noch über relevante Kenntnisse oder Fähigkeiten verfügen, die Sie von den anderen Bewerbern abheben - in unserem Beispiel etwa der Auslandsaufenthalt und die Zweisprachigkeit -, erwähnen Sie diese natürlich auch.

Vermeiden Sie Wiederholungen und Sätze, die keine Informationen enthalten. Achten Sie auf eine klare Gliederung mit ausreichend vielen Absätzen und klarem Satzbau.

Beenden Sie den Text Ihres Anschreibens mit einem abschließenden Satz. Häufig verwendet wird beispielsweise die Formulierung "Ich freue mich über eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch". Wenn Ihnen eine andere Abschlussformel besser gefällt, können Sie natürlich diese verwenden. Überzeugender ist es, Sätze zu verwenden, die nicht von 95% der anderen Bewerber genauso niedergeschrieben werden.

Das Anschreiben soll insgesamt nicht länger als eine DIN A4 - Seite sein. Weniger ist hier meistens mehr. Die Kunst liegt darin, sich kurz zu fassen.

Wahl der Bewerbungsmappe

Die Wahl der Bewerbungsmappe kann, so überraschend es auch erscheint, manchmal über Erfolg und Misserfolg einer Bewerbung entscheiden. Schließlich geht es darum, Ihre Bewerbungsunterlagen so ansprechend wie möglich zu präsentieren. Mappen schlechter Qualität oder solche, die für Ihre Unterlagen nicht geeignet sind, machen oft einen schlechten Eindruck, noch bevor sie überhaupt aufgeschlagen werden.

Weniger wichtig als häufig angenommen sind die Farben und Materialien. Fälle, in denen ein Bewerber aufgrund einer Mappenfarbe nicht eingestellt wird, sind eher unwahrscheinlich. Wichtiger ist es, dass die Bewerbungsmappe als Ganzes ordentlich und übersichtlich ist. Suchen Sie also die Mappe aus, die Ihnen persönlich am besten gefällt und von der Sie sich am besten repräsentiert fühlen. Bewerbungsmappen gibt es in unterschiedlichen Varianten und Farben und mit unterschiedlichem Fassungsvermögen.

Das Fassungsvermögen ist wichtig, denn sollte die Mappe beispielsweise bis zu 20 Seiten fassen, Sie haben aber nur fünf Seiten, sitzen die Blätter lose und können im schlimmsten Fall herausfallen. Sollte Ihre Bewerbung mehr Seiten haben, dann müssen Sie die Blätter mühsam in die Schiene zwängen, was sehr unordentlich aussieht. Es hat sich als praktisch erwiesen, wenn Sie Vorlagen für Ihre Bewerbung erstellen und diese erstmal zu Testzwecken in die Mappe einordnen. Oft sind schon Bewerbungsvorlagen in den Mappen enthalten, sodass man genau weiß, was an welche Stelle gehört.

Bei dreiteiligen Bewerbungsmappen beispielsweise, die man in beide Richtungen aufklappt, können meist in beide „Flügel“ Blätter einstecken. Das verführt dazu, das Anschreiben in einen, den Lebenslauf in den anderen Flügel zu stecken. Das Anschreiben gehört aber immer AUF die Mappe, nicht hinein. Wenn Sie eine dreiflügelige Mappe haben, fahren Sie besser damit, beide Seiten des Lebenslaufs in die Seitenteile zu stecken, so hat der Personalentscheider Ihre Karrierestationen immer vor Augen - zumindest bis er die erste Seite umblättert und den linken Flügel verdeckt. Gerade dreiflügelige Mappen sind aber nicht einmal so beliebt in den Personalstellen, weil sie beim Lesen schlichtweg viel Platz wegnehmen. Schnellhefter sind ungeeignet, weil die einzelnen Blätter nur schwer entnommen werden können.

Umfragen unter Personalchefs ergeben immer wieder: Farbe und Ausstattung der Bewerbungsmappe sind zwar Geschmackssache, meist aber nicht entscheidend. Wichtiger sind die Unterlagen und die Informationen, die möglichst klar und knapp vermittelt werden sollen. Mit einer inhaltlich guten Bewerbung in einer schlichten zweiteiligen Bewerbungsmappe kann man kaum etwas verkehrt machen.

Checkliste Bewerbungsmappe:

• Keine Schnellhefter verwenden!
• Lieber zwei- als dreiteilige Mappen
• Unterlagen übersichtlich gestalten
• Unterlagen sinnvoll anordnen

Deckblatt für Bewerbungen erstellen

Ob Sie ein Deckblatt verwenden oder nicht, das hängt auch teilweise davon ab, welche Art von Bewerbungsmappe Sie verwenden. Wenn Sie großen Wert auf das Deckblatt legen, müssen Sie eben davon ausgehend eine Mappe wählen, die dazu passt. Wie bei der formellen Gestaltung der restlichen Bewerbungsbestandteile gilt auch hier: Wählen Sie ein Deckblatt aus, mit dem Sie sich gut fühlen, und von dem Sie sich vor allem gut repräsentiert fühlen.

Mit einem gut gestalteten Deckblatt können Sie die äußere Form Ihrer Bewerbungsunterlagen perfektionieren und sich so deutlich von den anderen Bewerbern abheben. Schließlich macht eine stimmige Gestaltung eine Bewerbung ansprechender und spricht für guten Geschmack und Urteilsvermögen - sie vermittelt ein besseres Bild von Ihnen als eine lieblos gestaltete 08/15-Bewerbung, auch wenn Texte, Zeugnisse und Qualifikationen dieselben sind.

Das Deckblatt ist sozusagen das Titelblatt der Bewerbung. Je nachdem welche Art von Mappe Sie verwenden, ist das Deckblatt ganz oben oder vielleicht auf einem ausklappbaren Seitenteil der Mappe. Wie genau Sie das Deckblatt gestalten, bleibt Ihnen überlassen. Verwenden Sie aber auf jeden Fall das gleiche Papier und die gleiche Schriftart und -farbe wie bei den restlichen Bewerbungsunterlagen.

Aufbau Deckblatt:

• Überschrift: Bewerbung als …
• Bewerbungsfoto
• Name
• Adresse & Kontaktdaten: E-Mail, Homepage

Ein Deckblatt enthält typischerweise den Namen und die Adresse des Bewerbers und ein Bewerbungsfoto (das dann das Foto auf dem Lebenslauf ersetzt). Dazu kommt, schon aus optischen Gründen, eine Überschrift. In vielen Ratgebern wird als Überschrift "Bewerbungsunterlagen" vorgeschlagen, allerdings wissen die meisten Personalentscheider zu diesem Zeitpunkt schon ziemlich sicher, dass es sich dabei um eine Bewerbung handelt. Man muss es ihnen also nicht noch einmal erklären.

Besser geeignet ist die Überschrift "Bewerbung als ... ". So wird nicht nur deutlich, dass Sie das Deckblatt für diese Bewerbung speziell angefertigt und ausgedruckt haben - auch wenn das heute kein Aufwand mehr ist- aber es macht eben einen besseren Eindruck. Zudem ist es für die Personalabteilung hilfreich, die Bewerbung evtl. gleich einem bestimmten Sachbearbeiter zuteilen zu können, wenn z.B. mehrere Stellenanzeigen gleichzeitig laufen. Machen Sie sich also ein wenig mehr Mühe.

Auf dem Deckblatt ist natürlich sehr viel mehr Platz für ein Bewerbungsbild als auf dem Lebenslauf. Deswegen ist es sinnvoll, dafür nicht das übliche Bewerbungsfoto in Passbildgröße zu verwenden, wie es normalerweise für den Lebenslauf verwendet wird.

Formate von 6 x 9 oder 7 x 10 Zentimetern sind gut geeignet. Das bedeutet nicht, dass das Bild einfach nur größer ist, denn der "zusätzliche" Platz kann vom Fotografen für ein individuelleres, ansprechenderes Bild verwendet werden. Schon ein leichtes Versetzen des Bildausschnittes oder Quer- anstelle Hochformat kann einen ganz anderen Eindruck vermitteln.

Auch für das Bewerbungsfoto auf dem Deckblatt gilt: Am besten mit Fotoecken befestigen und Name und Adresse auf der Rückseite vermerken. Digitale Bilddateien können in das Dokument mit eingefügt und ausgedruckt werden, die Qualität ist aber oft nicht so gut wie die des normalen Abzugs. Vergleichen Sie die beiden Versionen und wählen Sie die bessere aus. Wenn Sie möchten (und wenn es zum Stil Ihrer Bewerbung passt), können Sie auch einen Rahmen um Ihr Bewerbungsfoto herum drucken und Ihr Bild dadurch noch mehr hervorheben.

Dritte Seite

Natürlich wollen Sie sich in Ihrer Bewerbung möglichst gut und umfassend Ihrem zukünftigen Arbeitgeber präsentieren. Da ist es verständlich, wenn Sie wirklich alle Informationen in das Anschreiben "quetschen" wollen, schließlich ist das der einzige Teil der Bewerbung, von dem Sie sicher sein können, dass der Empfänger ihn liest.

Zu viele Informationen im Anschreiben führen aber nur dazu, dass das Schreiben zu überladen und lang wird. Ihr Bemühen, sich möglichst umfassend vorzustellen, führt im schlimmsten Fall dazu, dass Sie einen schlechteren Eindruck machen. Halten Sie also das Anschreiben kurz und verständlich. Wenn Sie dem Arbeitgeber mehr über sich mitteilen wollen, können Sie dafür gut die so genannte dritte Seite verwenden. Dieser Teil von Bewerbungseinlagen hat sich in den letzten Jahren eingebürgert und eignet sich für verschiedene Zwecke.

Ideal ist die dritte Seite beispielsweise, wenn Sie mit der Bewerbung einen drastischen Richtungswechsel vollziehen, also sich beispielsweise nach Jahren im Finanzwesen nun für eine Stelle im Gartenbau bewerben. Erklären Sie verständlich und nachvollziehbar, wie Sie diese Entscheidung getroffen haben und warum Sie trotz des Mangels an Erfahrung für die Stelle geeignet sind.

Wenn aus Ihrem Lebenslauf für andere nicht hervorgeht, in welche Richtung Sie sich entwickeln, können Sie an dieser Stelle auf der dritten Seite beschreiben, warum Ihre Entscheidungen für Sie selbst immer schlüssig und richtig waren. Eventuell vermeiden Sie so damit, vom Arbeitgeber für ziellos und unschlüssig gehalten zu werden. Diese Möglichkeit haben Sie ohne die dritte Seite weder im Anschreiben noch im Lebenslauf.

Eine spezielle Variante der dritten Seite ist auch das Kompetenzprofil. Hier lässt sich zum Beispiel sehr übersichtlich aufführen - meist in einfacher Tabellenform - welche Tätigkeiten man bereits ausgeführt und welche Kompetenzen man dadurch erworben hat. Gerade bei Berufen, die viel von Projektarbeit bestimmt wird, gibt es in Anschreiben und Lebenslauf keine Möglichkeit, dies gut dazustellen.

Im Kompetenzprofil können Sie deutlich machen, wie viele Projekte Sie mit welchen Problemstellungen und mit wie vielen Mitarbeitern geleitet haben, außerdem welche Methoden dabei zum Einsatz kamen.

In gewisser Hinsicht übernimmt die dritte Seite in der Version Kompetenzprofil die Funktion der Arbeitsproben. Entscheiden Sie je nach Beruf und Unternehmen, was für Sie persönlich geeignet ist; eventuell kann es auch sinnvoll sein, sozusagen zwei dritte Seiten in die Bewerbung einzufügen: ein Motivationsschreiben und ein Kompetenzprofil.

Alternativ können Sie auch Ihre Aufgaben und Ihre Verantwortung bei Ihren früheren Arbeitsstellen aufführen, mit den dabei erforderlichen und auch dabei erworbenen Fähigkeiten und Kenntnissen. In diesem Fall können Sie den Lebenslauf sehr kurz und übersichtlich halten, weil die entsprechenden Informationen ja in Ihrem Kompetenzprofil ausgeführt werden.

Kurz: Auf der dritten Seite können Sie all das vermitteln, was nicht in Lebenslauf und Anschreiben passt, das Sie aber trotzdem unbedingt Ihrer Bewerbung hinzufügen möchten.