Urlaubsübergabe: 9 Tipps für eine sorgenfreie Abwesenheit

Wie wundervoll erholsam der (sommerliche) Urlaub sein kann! Umso entspannter wird die Auszeit, wenn Sie sich sicher sein können, dass im Büro vorübergehend auch ohne Sie alles funktioniert. Eine professionelle Urlaubsübergabe, die keine Fragen offen lässt, ist in den meisten Jobs unverzichtbar. Gerade wenn Sie im Team arbeiten, Führungsverantwortung haben oder länger verreisen, ist es für alle Beteiligten leichter, wenn Sie vorab übersichtlich alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten festhalten. Wir haben hier eine Checkliste für Sie zusammengestellt, mit der bei Ihrer Urlaubsübergabe nichts mehr schiefgehen wird und Sie völlig entspannt auf Reisen gehen können.

Tipp 1: rechtzeitig anfangen

Nur in seltenen Fällen kommt Ihr Urlaub ganz plötzlich. Meistens wissen Sie schon Wochen oder Monate im Voraus, wann Sie dem Arbeitsplatz eine Weile den Rücken kehren werden. Und selbst wenn es in Ihrem Beruf üblich ist, spontan freizunehmen: Eine ganz grundsätzliche Urlaubsübergabe mit allen regelmäßigen To-dos können Sie auch ohne konkreten Anlass rechtzeitig erstellen.

Bedenken Sie, dass die Kollegen, die Ihre Aufgaben übernehmen sollen, auch etwas Zeit benötigen. Planen Sie also rechtzeitig gemeinsame Termine für Übergaben ein und lassen Sie Raum für Rückfragen. Spätestens eine Woche vor Ihrem letzten Arbeitstag sollten die Kollegen informiert sein, damit auch Zeit für Rückfragen bleibt. Beginnen Sie also mindestens 14 Tage vor Urlaubsantritt mit den Vorbereitungen Ihrer Übergabe.

Tipp 2: ein lückenloser Plan

Gehen Sie also früh genug in sich und stellen Sie sich für die Urlaubsübergabe folgende Fragen:

• Was sind Ihre wichtigen und unaufschiebbaren, womöglich wiederkehrenden Aufgaben, die während Ihres Urlaubs erledigt werden müssen? Welche Termine und Deadlines sind unbedingt einzuhalten? Was warten kann, ist vermutlich besser weiterhin in Ihren Händen aufgehoben.
• Welcher Ihrer Kollegen ist dafür geeignet und bereit, diese Aufgaben zu übernehmen? Verteilen Sie die Aufwände gegebenenfalls auf mehrere Mitarbeiter, damit das Arbeitsvolumen überschaubar bleibt. Selbstverständlich sollten diese währenddessen nicht selbst im Urlaub sein.
• Wen sollten Sie proaktiv informieren, dass Sie eine Weile abwesend sein werden? Verlassen Sie sich nicht auf den Flurfunk und denken Sie vor allem auch an externe Partner, Dienstleister und Kunden.

Bei allen Unklarheiten – wer kann, soll oder darf was übernehmen, was ist wirklich unaufschiebbar? – halten Sie Rücksprache mit Ihrem Vorgesetzten. Machen Sie Ihrem Chef idealerweise schon Vorschläge, was Sie für die beste Lösung halten. Ist alles so weit abgeklärt, erstellen Sie ein Übergabedokument, das so übersichtlich und klar strukturiert wie möglich ist. Je nachdem, wie Ihr Arbeitsalltag gestaltet ist, bietet sich eine Gliederung nach Projekten oder nach vertretendem Kollegen an.

Nicht immer wird alles reibungslos verlaufen. Wenn Sie besonders weitsichtig sind, formulieren Sie jeweils einen Plan B, falls Plan A scheitert. Stellen Sie sich aber darauf ein, dass während Ihres Urlaubs unter Umständen auch mal eine ungewöhnliche Lösung für nicht vorhersehbare Probleme gefunden werden muss.

Tipp 3: klare Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner

Sie möchten sicher nicht aus dem Urlaub zurückkehren, ein heilloses Chaos vorfinden und keiner will es gewesen sein. Daher benennen Sie für jede klar definierte Aufgabe jeweils einen Verantwortlichen und nicht mehrere, die das machen könnten. Sonst heißt es schnell: „TEAM – Toll, ein anderer macht’s“. Bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Kunden sollte während Ihrer Abwesenheit die Kommunikation mit einer Partei stets über dieselbe Person laufen, damit diese bei Ihrer Rückkehr Bericht erstatten kann und externe Stellen wissen, an wen sie sich wenden bei Bedarf können. Bei der Übermittlung der Urlaubsübergabe sollten Sie alle betroffenen Kollegen vollständig ins Bild setzen, damit jeder weiß, welche Verantwortlichkeit bei welcher Person liegen wird.

Ganz wichtig: Nicht alle Vorgänge sind selbsterklärend. Bei etlichen Aufgaben werden Sie – sofern Ihre Urlaubsübergabe nicht schon zum wiederholten Male in dieser Form erfolgt – die Kollegen einweisen müssen, damit diese genau wissen, was sie zu tun haben. Auch dafür ist unbedingt Zeit einzuplanen.

Tipp 4: Zugänge und Berechtigungen

Wichtige E-Mails landen in einem gesonderten Postfach? Reportings aus einem bestimmten Tool müssen regelmäßig erstellt werden? Für Zahlungen ist eine Kreditkarte nötig – und Sie sind der Einzige, der über diese verfügt? Das müssen Sie ändern!

Ohne wild mit vertraulichen Daten um sich zu werfen: Sie werden nicht umhin kommen, einige dieser Zugänge Ihren Kollegen mitzuteilen. Keine Sorge, Sie können Passwörter auch vorübergehend ändern und müssen Ihrer Vertretung somit keinen Universalzugang übertragen. Das Gleiche gilt für Berechtigungen und Zugänge für Programme und Tools. Denken Sie daran, dass Sie nach Ihrem Urlaub diese wieder ändern, wenn kein dauerhafter Zugriff vorgesehen ist.

Tipp 5: Urlaubsübergabe auffindbar hinterlegen

Stellen Sie sich vor, Sie haben alle Informationen über die Abläufe in Ihrer Abwesenheit und die wichtigen Kontakte sauber in einem Dokument zusammengefasst – und das liegt auf Ihrem passwortgesicherten Rechner. Damit das nicht passiert, denken Sie unbedingt daran, die Checkliste rechtzeitig allen zuständigen Stellen zur Verfügung zu stellen. Möglich sind eine E-Mail an alle Beteiligten, ein Dokument im Intranet, ein gut sichtbar ausgehängter Ausdruck – oder alles zusammen, damit keine Missverständnisse entstehen. Auch der Zugang zu physischen Gegenständen (Kreditkarte, Schlüssel, Arbeitsgeräte) sowie Berechtigungen, zum Beispiel für Unterschriften, müssen dokumentiert werden.

Tipp 6: Rückfragen abwarten

Sollte doch nicht alles so eindeutig sein, wie Sie sich das vorgestellt haben, werden Rückfragen auftauchen. Deshalb gilt gerade hier: Übermitteln Sie Ihre Urlaubsübergabe so rechtzeitig, dass die betroffenen Kollegen Zeit haben, diese durchzusehen und gegebenenfalls offene Punkte mit Ihnen zu klären. Wenn sich aus den Gesprächen mit den Kollegen Abweichungen von Ihrer Checkliste ergeben, halten Sie diese unbedingt fest.

Tipp 7: die Abwesenheitsnotiz

„Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin ab dem XY wieder im Büro und werde mich dann um Ihr Anliegen kümmern. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Kollege Z. Vielen Dank“ – so oder ähnlich sollte Ihre standardisierte Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Programm aussehen. Verzichten Sie auf pseudo-lustige Floskeln, denn diese Mitteilung wird potenziell an jeden verschickt, der Sie während Ihres Urlaubs kontaktiert. Je nach Programm können Sie zwischen internen und externen Mails unterscheiden und entsprechend verschiedene, auf das jeweilige Bedürfnis zugeschnittene Abwesenheitsnotizen hinterlegen.

Tipp 8: Erreichbarkeit klären

Gerade Führungskräfte können durchaus vertraglich dazu verpflichtet sein, auch während ihrer Abwesenheit zumindest teilweise erreichbar zu sein. Damit Sie in Ihrem Urlaub mehr Zeit am Strand als am Laptop oder am Telefon verbringen können, vereinbaren Sie am besten bestimmte Zeiten, zu denen Sie sich dienstlichen Belangen widmen. Ein Fenster von einer Stunde am Tag, beispielsweise zwischen 14 und 15 Uhr, kann schon genügen. Sprechen Sie sich hierzu mit Ihren Vorgesetzten ab.

Tipp 9: an Ihre Rückkehr denken

Im Idealfall gibt es keine unvorhersehbaren Katastrophen und alle To-dos werden von den Kollegen bestens erledigt. Allerdings kann es natürlich doch mal vorkommen, dass improvisiert werden muss. Wenn Sie erholt aus dem Urlaub zurückkehren, suchen Sie das Gespräch mit den Vertretungen, um zu erfahren, ob alles reibungslos verlaufen ist oder ob es zu Komplikationen kam. Sollte es bei Ihrer Urlaubsübergabe wider Erwarten noch Unklarheiten gegeben haben, sammeln Sie diese Punkte in einer Liste – fürs nächste Mal. Denken Sie außerdem daran, dass womöglich Berechtigungen und Zugänge wieder zurückgenommen und Passwörter geändert werden sollten. Und planen Sie für die Zeit nach Ihrem Urlaub genügend Zeit ein, um ungelesene E-Mails abzuarbeiten.

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