Zielvereinbarungen aushandeln: Tipps fürs Mitarbeitergespräch

Was will ich in der nächsten Zeit im Unternehmen erreichen? Viele Arbeitnehmer müssen in regelmäßigen Abständen ihre persönlichen beruflichen Ziele mit den Vorgesetzten verhandeln. Mal geschieht dies quartalsweise, teilweise halbjährlich, häufig im Rahmen eines Jahresgesprächs. Zielvereinbarungen sind nicht ohne Tücken, hängen doch oft variable Gehaltsbestandteile von der Erreichung der Ziele ab. So ein Mitarbeitergespräch will also gut vorbereitet sein.

Warum gibt es überhaupt Zielvereinbarungen?

Das Setzen individueller Ziele für Mitarbeiter und Führungskräfte ist Bestandteil der Methode „Management by objectives“, die in den 1950er-Jahren vom Pionier der Managementlehre Peter Ferdinand Drucker vorgestellt wurde. Damit sollten und sollen Mitarbeiter stärker als zuvor in die betriebliche Strategie eingebunden werden und mit gesteigerter Verantwortung motivierter arbeiten. Heute empfehlen Theoretiker „Management by objectives“ nicht mehr uneingeschränkt, einige kritisieren die Methode als weniger wirksam als bisher angenommen. Hinzu kommt, dass äußere Faktoren wie die weltweite Finanzkrise 2008 vereinbarte Ziele unerfüllbar machen können und somit das Gegenteil von Motivation bewirken. Dennoch findet das Prinzip weiterhin vielfach Anwendung und Mitarbeiter werden regelmäßig zum Gespräch gebeten.

In der Praxis legt man gemeinsam mit der Führungskraft persönliche Ziele und zum Teil auch die Maßnahmen zu deren Erreichung fest. Meistens können die Mitarbeiter eigene Vorschläge machen, die dann im Idealfall vom Vorgesetzten abgesegnet oder entsprechend angepasst werden. Beide Seiten haben ein Interesse daran, dass die Zielvereinbarungen erreicht werden. Schließlich soll damit der Unternehmenserfolg gesteigert werden und auch der Arbeitnehmer profitiert im Idealfall davon. In aller Regel setzt ein Unternehmen finanzielle Anreize in Form von variablen Gehaltsbestandteilen bzw. Bonuszahlungen, damit dem Mitarbeiter bei Zielerreichung auch ein handfester Lohn und nicht bloß ein feuchter Händedruck zugutekommt.

Die wichtigsten Regeln bei der Formulierung der Zielvereinbarung werden mit der Abkürzung SMART zusammengefasst:

• Specific: Die Ziele sollen so präzise wie möglich festgelegt werden.
• Measurable: Die Ziele sollen messbar sein.
• Accepted: Die Ziele sollen erstrebenswert sein.
• Reasonable: Die Ziele sollen erreichbar sein.
• Time-bound: Für die Ziele sollen feste Fristen gesetzt werden.

Mitunter wird die Abkürzung SMART auch aus anderen Schlagwörtern gebildet. Die wesentlichen Punkte des Konzepts bleiben dabei aber erhalten.

Was bedeutet SMART konkret?

Wenn Sie zum Mitarbeitergespräch gebeten werden, um Ihre Jahres-, Halbjahres- oder Quartalsziele zu besprechen, sollten Sie sich gut vorbereiten. Überlegen Sie sich rechtzeitig vorher, welches berufliche Ziel Sie Ihrem Vorgesetzten vorschlagen und wie Sie dieses umsetzen werden. Damit Sie genug Zeit zur Vorbereitung haben, sollten Sie spätestens zwei Wochen vor dem Termin davon erfahren. Falls Sie keine entsprechende Einladung erhalten, sind Sie übrigens nicht verpflichtet, das Gespräch einzufordern.

Bei Ihren Vorschlägen achten Sie nach dem SMART-Prinzip darauf, dass diese so präzise wie möglich werden. Wenn Sie zum Beispiel als Vertriebsmitarbeiter Ihre Abschlüsse steigern möchten, dann nennen Sie konkret, um welche Produkte oder Dienstleistungen in welchem Marktsegment es gehen soll. Die Messbarkeit in Zahlen ist ein wichtiger Punkt, damit es zwischen Ihnen und dem/der Vorgesetzten keine Differenzen gibt, zu welchem Anteil das Ziel erreicht wurde. Denn bei 100-prozentiger Verwirklichung des Vorhabens fällt der Bonus entsprechend höher aus, als wenn nur die Hälfte erreicht wird. Allerdings gibt es durchaus auch mögliche Zielvorhaben, die nicht in Zahlen messbar sind – beispielsweise die Überarbeitung der Verkaufsunterlagen zur Unterstützung der Kollegen.

Erstrebenswert soll Ihr Vorhaben schon deshalb sein, damit Sie Freude daran haben, es zu verfolgen. Dass Sie sich nur ein Ziel setzen, das Sie auch erreichen können, versteht sich von alleine, denn verfehlte Ziele nützen niemandem. Wichtig: Versuchen Sie alles zu vermeiden, was Sie nicht beeinflussen können! Wenn Sie bei der Umsetzung Ihrer Projekte von der Mitarbeit der Kunden oder Kollegen anderer Abteilungen abhängig sind, müssen Sie sich darauf verlassen können, dass diese zuverlässig mitspielen und kein Risiko für Ihr Vorhaben darstellen. Schließlich ist es noch wichtig, eine belastbare Frist zu setzen, bis wann mit der Umsetzung zu rechnen ist. So sollten Sie im Gespräch eindeutig sagen können, was genau Sie in welchem Umfang bis wann leisten können – und wollen!

Sie und Ihr Vorgesetzter sollten die gemeinsam besprochene Zielvereinbarung in jedem Fall schriftlich festhalten, damit sich beide Seiten darauf berufen können. Niemand hat etwas davon, wenn sich am Ende zwei Parteien darum streiten, ob die Ziele erfüllt sind oder nicht, weil jeder etwas anderes notiert hat. Es ist auch möglich, die Zielvereinbarung von beiden Seiten unterschreiben zu lassen – dann gilt sie als Zusatz zum Arbeitsvertrag. Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, können Sie dort weitere Beratung einholen.

Wie suche ich mir ein gutes Ziel aus?

Das System „Management by objectives“ ist ein unternehmerisches. Denken Sie also bei der Formulierung Ihrer Ziele daran, was im Sinne Ihres Arbeitgebers ist und im Idealfall zum wirtschaftlichen Erfolg der Firma beiträgt. Dabei sollten Sie sich auf Ihre Kompetenzen verlassen und nicht versuchen, komplettes Neuland zu betreten. Das heißt aber nicht, dass Sie lediglich etwas mehr „Business as usual“ verrichten sollen als bisher. Betrachten Sie Ihre Leistungen der vergangenen Monate und denken Sie darüber nach, wo es vielleicht mal gehakt hat und wo Sie Verbesserungspotenzial innerhalb Ihres Handlungsspielraums sehen. Die verwendete Software bremst Ihre Projekte ständig aus? Sofern Sie sich ein bisschen damit auskennen, kann die Einführung eines neuen, besseren Programmes ein sinnvolles Ziel sein.

Gute Vorgesetzte sind stets darauf bedacht, die Vorschläge ihrer Mitarbeiter ernst zu nehmen und gegebenenfalls mithilfe der eigenen Erfahrung in die richtige Richtung zu lenken. Ein Mitarbeitergespräch zur Definition von Zielvereinbarungen ist kein Armdrücken, alle sollten am gleichen Strang ziehen. Dennoch kann es zu Konflikten kommen, wenn der Untergebene mit vermeintlich falschen oder zu niedrig angesetzten Zielen in die Verhandlung geht. Aus diesem Grund sollten Sie sich überzeugende Argumente für Ihr Vorhaben zurechtlegen, weswegen dieses dem Unternehmen nützt. Sind sich beide Seiten einig, steht einer erfolgreichen Arbeitsetappe nichts im Wege – und damit auch nicht Ihrer Bonuszahlung.

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