Videokonferenz – so geht’s und das sollten Sie beachten

Durch das neuartige Coronavirus (offiziell SARS-CoV-2), das die schwere Lungenkrankheit COVID-19 auslösen kann, hat sich innerhalb kürzester Zeit unser aller Leben teils massiv verändert. Dies betrifft nicht nur unseren privaten Alltag, sondern auch die Wirtschaft und damit unser Arbeitsleben.

Die meisten Unternehmen hierzulande haben mittlerweile soweit möglich ihre Mitarbeiter nach Hause geschickt und ihren Betrieb ins Homeoffice verlagert, um dazu beizutragen, den rasanten Anstieg der Infektionszahlen zu bremsen. Damit rückt für viele Menschen ein wichtiger Kommunikationsweg – die Videokonferenz – das erste Mal in den Fokus ihres Berufslebens.

Doch was genau ist eigentlich eine Videokonferenz und wie läuft so etwas ab? Gibt es bestimmte Dinge, die es zu beachten gilt? Und welche Probleme können auftauchen? In diesem Artikel beantworten wir diese und weitere Fragen rund um die Videokonferenz und geben Tipps für eine erfolgreiche Teilnahme.

Einen Computer, ein Smartphone oder ein Tablet mit Kamera, ein Mikrofon, eine Internetverbindung und Lautsprecher – das ist theoretisch alles, was man für eine Videokonferenz braucht. Klingt erstmal einfach, doch in der Praxis gestaltet sich die Situation rund um die Online-Besprechung oft komplizierter. Allgemein ermöglicht eine Videokonferenz den Echtzeit-Austausch zwischen zwei oder mehr Teilnehmern, die sich an verschiedenen Orten befinden, per Audio- sowie Videokommunikation. In speziell eingerichteten Online-Räumen oder mithilfe von Desktop-Systemen ist eine Live-Übertragung von Ton und Bild fast überall möglich. Eine Videokonferenz ist also ein virtuelles Meeting, in dem Informationen ausgetauscht und Projekte geplant werden, fast ganz so wie im realen Büroalltag.

Auf dem Markt finden sich zahlreiche Programme, sowohl einige, die kostenlos mit wenigen Klicks nutzbar sind als auch solche, die für besonders professionelle und qualitativ hochwertige Kommunikation in kostenpflichtigen Pro-Versionen verfügbar sind. Außerdem haben zahlreiche Anbieter professioneller Büro-Software spezielle Tools für Videokonferenzen integriert.

Nachfolgende einige beispielhafte Programme und Anbieter von Videokonferenz-Software:

• Adobe Connect
• Amazon Chime
• Cisco WebEx
• ClickMeeting
• Google Hangouts Meet
• GoToMeeting
• Microsoft Teams
• Skype for Business
• Zoom

Um eine Videokonferenz zu starten, erhalten bei einigen Programmen alle Teilnehmer zunächst eine Einladung per E-Mail, in der die Zugangsdaten in Form einer Einwahlnummer oder eines Zugangscodes festgehalten sind. Über einen Link kann der virtuelle Raum nun betreten werden und sobald alle zur Besprechung eingeladenen Teilnehmer anwesend sind, kann die Konferenz beginnen. Andere Programme hingegen, die fest auf den Rechnern der Teilnehmenden installiert sind, verzichten auf Zugangscodes: Hier treffen sich alle Teilnehmer zu einer festgelegten Zeit innerhalb eines eingerichteten Kanals oder Raumes, der nur für vorab definierte Teilnehmer zugänglich ist. In diesem Fall reicht ein Klick auf einen Button, z. B. „Teilnehmen“, und schon ist man Teil der Gesprächsrunde.

Um den Überblick nicht zu verlieren und das Programm nicht zu überlasten, sollte immer nur eine Person zur gleichen Zeit reden, während die anderen aufmerksam zuhören und ihre Mikrofone bestenfalls stumm geschaltet lassen. Bei einer Aufforderung durch den gerade Sprechenden darf dies selbstverständlich geändert werden. Ist das Meeting einvernehmlich beendet, können die Teilnehmer das virtuelle Treffen durch Klick auf „Beenden“ oder den ‚Auflege-Telefonhörer‘ wieder verlassen. Durch eine disziplinierte Arbeitsweise und gute Zusammenarbeit können Videokonferenzen also genauso effektiv gestaltet werden wie eine ‚normale‘ Konferenz im Büro. Zudem können die Teilnehmer auf der ganzen Welt verstreut sein und so wird, vor allem in den heutigen Zeiten von Reiseverboten und Co., ein einwandfreier Ersatz für herkömmliche Besprechungen geboten.

Um die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Kommunikation via Videokonferenz zu erhöhen, können bereits wenige, meist leicht umzusetzende, Ratschläge helfen.

Suchen Sie sich für eine angesetzte Videokonferenz einen ruhigen und ungestörten Arbeitsplatz. Haben Sie zu Hause beispielsweise ein abgetrenntes Büro, vielleicht sogar mit einer Tür, die man (ab)schließen kann? Besonders mit Kindern kann es sich in Zeiten von Corona schwierig gestalten, jegliche Störungen und Hintergrundgeräusche vom Arbeitsplatz zu verbannen. Dies ist jedoch besonders für das Gelingen von Videokonferenzen ausschlaggebend. Stellen Sie also sicher, dass Sie alleine und ungestört sind, um sowohl für Sie als auch für Ihre Kollegen eine arbeitsgerechte Atmosphäre herzustellen.

Video ist das eine, doch auch der Ton spielt eine entscheidende Rolle für das Gelingen einer Videokonferenz. Jede Bewegung und jedes Atmen erzeugen Geräusche, welche die anderen Teilnehmer durch die Mikrofone verstärkt wahrnehmen können. Schon bei einem Gespräch mit nur zwei Leuten kann dies äußerst störend sein, doch je höher die Anzahl der Teilnehmer, desto höher auch der Geräuschpegel und die damit verbundene Störung. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie Ihr Mikrofon stets auf stumm gestellt haben, außer dann, wenn Sie selbst sprechen.

Die meisten Menschen räumen vor einer Videokonferenz nicht extra auf, nehmen Bilder von den Wänden oder putzen die Fenster. Ist aber meist auch gar nicht nötig: Viele der modernen Programme, die für eine Videokonferenz genutzt werden, haben eine Funktion, stärker noch als der Portrait-Modus einer Smartphone-Kamera, welche den Hintergrund unkenntlich werden lässt und visuell die Person im Vordergrund deutlich hervorhebt.

Achten Sie auf eine gute Internetverbindung, nur dann kann eine Videokonferenz ohne Probleme und Unterbrechungen erfolgreich ablaufen. Suchen Sie sich also einen Platz in der Nähe des WLAN-Routers oder eines Verstärkers, um die bestmögliche Übertragung zu gewährleisten.

Auch im Homeoffice sind Jogginghose und Kapuzenpullover meist unangebracht sowie kontraproduktiv. Achten Sie vor allem bei einer anstehenden Videokonferenz auf ein angemessenes Erscheinungsbild. Zusätzlich könnten Sie feststellen, dass es sich in alltäglicher Bürokleidung auch besser arbeiten lässt.

Keine Internetverbindung, zu wenig verfügbare Bandbreite, lange Ladezeiten und Programme, die immer wieder abstürzen: Das ist momentan die Realität in weiten Teilen Deutschlands. Die vielen Kinder und Jugendlichen, die aufgrund der Corona-Krise aktuell nicht zur Schule gehen und sich zu Hause beschäftigen müssen, verbringen große Teile ihrer Tage auf Plattformen wie YouTube und Netflix oder mit datenintensiven Online-Games. Durch diese stark erhöhten Streaming-Aktivitäten sind die Netzwerke mittlerweile an vielen Orten dauerhaft überlastet. Dies führt unter anderem auch dazu, dass die notwendigen Verbindungen für Videokonferenzen nicht hergestellt werden können oder sehr instabil sind. Resultat: Die Programme sind überfordert und stürzen ständig ab. Aber auch bei der Installation und Einrichtung der Tools kann es immer wieder Störungen geben. Dies kann aber auch mit dem verwendeten Gerät und weniger mit der Internetverbindung zusammenhängen. Auch bei der Ton- und Bildqualität kann es zu Übertragungsfehlern kommen, die oft auch nach mehrmaligem Neustart des Programms nicht behoben sind.

Ist das Internet also für Deutschland tatsächlich noch Neuland, wie Kanzlerin Angela Merkel vor nicht allzu langer Zeit zum Besten gab? Fest steht, dass im ganzen Land an einer Verbesserung der (mobilen) Netz-Infrastruktur gearbeitet wird, sodass auch im Homeoffice effektiv gearbeitet werden kann und Videokonferenzen hoffentlich bald ohne Störungen stattfinden können. Trotz möglicher Startschwierigkeiten ist die Videokonferenz, vor allem in Zeiten der Corona-Krise, eine gute Alternative zu Besprechungen im Büro und kann so zumindest teilweise den fehlenden direkten sozialen Kontakt zwischen Arbeitskollegen ersetzen.

IP-Insider

MICEstens digital

Smartworkers.net

t3n.de